电子采购平台实现中材装备供应链数字化管理

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一、企业简介
中材装备集团有限公司(以下简称“中材装备”)是国资委直属中央企业中国中材集团有限公司的骨干企业,中材装备集基础理论研究、装备开发设计、机电设备加工制造、设备成套、技术咨询服务、备品备件供应、国际贸易和物流于一体,是拥有系列核心关键技术和完整创新服务体系的全方位系统集成服务商,生产产品在保持全球水泥工程技术装备领域的主导地位和市场份额的基础上,已成功进入钢铁、冶金、矿山、电力、煤炭、化工、环保等行业。中材装备是高端制造国际性装备产业集团,是国家高新技术企业,下辖3个行业领先的装备专业研发中心、5个现代化的实验室与实验基地,24家分子公司,拥有12家制造基地,集团员工4800余人,年营业收入60多亿。

图1中材装备集团总部及部分制造厂
二、企业信息化应用总体现状
中材装备是信息系统建设起步于上世纪80年代,成长于90年代,2003年建设了办公自动化系统,2004年就开始了设计项目管理系统的建设探索,多项成果获得相关表彰。

公司在工程设计、装备研发方面进行了三维信息模型的探索实践,建设了工程项目管理信息系统,运用了内外部门户、视频会议、即时通讯、OA、人力资源管理系统、图档管理系统、合同管理系统、财务管理系统等日常交流平台和管理系统,通过计算机辅助设计软件和管理系统的运用极大地提高了工作效率,改善了以往的工作模式。
公司重组后,形成了《中材装备集团信息化现状报告》,再此基础上以“两化融合”的契机,结合外部咨询公司建立了《中材装备集团信息化总体规划》,并形成了《中材装备集团信息化项目可行性研究报告》,建立了整个集团的信息化组织和信息化建设管理规定。在总体规划的框架下,对基础设施、内外部门户、即时通讯、集团邮件、办公系统等进行了升级和改版建设工作,集团备件公司建设了中国水泥备件供应中心电子商务超市,在企业由单一企业向异地集团化企业转变的过程中,信息化为日常办公、业务生产、集团管控带来了便捷,建立高效、快捷的信息化管理手段,提高企业的管理现代化水平,信息化建设工作也得到了外界认可,获得了2012年度建材(水泥)行业突出贡献奖。
 
三、参评信息化项目详细情况介绍
公司重组之初,采购模式主要为各公司分散采购模式。2012年成立集团采购部,10月份开始对部分大宗、重要的物资实施集中采购。
集采业务的基本流程为分子公司填报采购需求,集团统一组织招标、比价、签订合同,各分子公司负责合同的具体执行。其余大部分设备物资由各分子公司自采(分散采购),集团没有建设统一完善的电子采购平台,采购业务过程未实现全程信息化。
为了加强整个集团采购工作管理和提高工作效率,降低成本,节约人力物力,集团领导和相关采购工作负责人对于采用信息化的采购工作手段和先进管理系统十分重视,对此,采购部和信息中心联合提出进行中材装备集团电子采购系统的建设,主要实现以下目的:
*加强内部集采和自采业务管理
建立统一的电子采购平台,实现集中采购和分散采购的统一管理及集团对分子公司采购业务的有效管控。建立有采购计划申请审批、采购请购单填报申请审批、采购方案制定、采购寻源执行、采购定价、合同审批及执行等全过程信息化管理平台,提高采购业务作业内部协同效率,促进管理提升。
*理顺和规范管理采购业务流程,优化集团采购业务流程,提高工作效率
建立规范的业务流程,针对不同的采购产品、不同的采购类型、不同的采购金额、不同的采购组织和企业的不断变化,建立不同的采购流程,如标准的招标采购流程、大型设备采购流程、紧急采购流程、寻比价采购流程、分子公司自主采购流程等。
优化采购部门的监控职能,按照预定义规则对采购申请自动归类处理,提升批量采购水平,提高工作效率。加强对关键环节进行监控和管理,满足集团统一管控的管理目标。
*建立集团采购数据库,加强内部采购工作的监管和审计管理职能
逐步建立集团统一的设备物资集中采购目录和分散采购目录;建立集团和各分子公司的招投标、合同、专家库、评标规则库、价格信息库、供应商绩效等数据库,形成各级管理者和部门多维度的管理报表,使其及时了解和掌握企业运营情况,使得采购工作流程透明、科学高效、随时追溯,建立采购审计监督环境,落实对采购业务事前规范、事中监管和事后审计体系。
*建立供应商协同平台,加强供应商管理,建立供应商准入、评级和淘汰机制
建立供应商自助门户,加强和改进与供应商的关系。简化与供应商之间的流程,提高与供应商的沟通效率,实现在线投标、线上询价、订单执行跟踪等外部协同平台,实现更有效的合作和更强的供应商整合。
建立统一的供应商管理平台,加强供应商准入管理,实现供应商日常表现记录、共享供应商信息,为各分子公司提供供应商绩效评估管理手段,加强对潜在供应商的资料收集、调查、评估,积极发掘新的合格供应商,建立供应商评级体系和全生命周期管理。
*建立集团采购业务价格体系
集团物资类别跨度大,既有大宗原、辅料采购,也有小批量、非标采购,提供针对各品类适用的定价流程,并建立历史采购价格对比、地域采购差异等信息库,优化采购工作,节约采购成本,提高采购物资质量,达到集团利益最大化的目的。
在中材装备集团信息化规划中,集团采购信息系统属于生产管理平台的重要组成部分,是集团信息化管理的延伸,如下图所示:
 
集团规划中的生产管理平台(ERP)主要针对集团内部物流、资金流和信息流实施优化管理,而采购信息系统则针对的是采购业务过程。它是生产管理平台(ERP)中采购模块的管理延伸。因此,采购信息系统是集团信息化建设中的重要一环,它的建成可以有效地推动集团集中采购工作,并可从信息化建设中直接看到经济效益,反过来推动集团信息化建设发展,是集团信息化建设的一个助力。
 
图3集中采购系统框架
通过电子采购系统的建设,基本取得了以下成果:
*建立了采购管理信息系统门户
实时发布设备物资采购信息,吸引和开拓供应商资源;
发布合格供应商名录;
发布相关设备物资采购价格信息;
实时发布采购成交公告、商业资讯等,加强采购信息沟通;
提供供应商自助注册接口,广泛吸引供应商,引入竞争,提高供应商质量;
提供供应商、评标专家登录入口。
*建立了供应商数据库及供应商协同平台
建立供应商注册、准入投标,线上询价、报价,订单执行跟踪等协调平台;
建立供应商产品目录及供应商价格库;
建立和完善供应商评价、考核机制;
通过供应商协同平台实现供应商进度反馈;
实现对供应商日常表现的记录;
实现供应商的到货反馈。
*建立了采购在线日常操作平台
建立寻源定价采购流程:询比价、招议标、非竞价采购、协议采购等;
合同管理:按定标结果拟制合同、合同审核、合同跟踪管理、关键亊件提醒;
建立在线评标室,专家可直接登录在线评标室,通过互联网处理评标处理工作,实现线下评标、线上评标、线上线下结合评标等多种评标方式;专家通过邮件、短信等方式,随时掌握参与的投标项目;
建立各种业务流程控制和审批,强化对采购业务的管控与监督。
*建立了采购业务数据分析和支持平台
建立价格库、采购产品库、质检信息库、采购进度信息、供应商评级信息等等数据库,根据需求自动进行报表汇总和统计,进行采购差异等数据分析,节约采购成本、提高采购物资质量,同时便于各级管理者进行采购工作监管、优化及决策。
四、企业信息化未来发展规划
企业战略决定信息化战略,信息化建设的定位就是以中材装备集团的战略目标——“打造高端装备制造企业集团,形成具有自主知识产权和国际竞争力的企业品牌和一体化运营体系”——“构建协同高效、专业化分工的运行体系”为主导,建立与之相适应的信息化方案和部署策略,从而为中材装备集团“专业品质、高端制造、国际一流”的新征程奠定管理基础。装备集团信息化建设的目标是:通过3—5年的建设,搭建集团协同集成的信息化管理平台,建立资源共享的市场营销体系、一体化的专业研发体系、资源协同的专业化生产制造模式及统一的售后服务体系。